وبلاگ ماندگار

موارد قانونی ضروری در فاکتور
وجود بعضی موارد و درج بعضی از اطلاعات در فاکتور ضروری است. در واقع بدون وجود این موارد، فاکتور از حالت رسمی خارج شده و فاقد اعتبار لازم خواهد بود. این نکات که در قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی درج شده، شامل موارد زیر است:

مشکلات ناشی از فاکتورهای ناقص و غیررسمی
خرید و فروش همیشه با شبه همراه است. گاهی جنس دریافت شده با آنچه خریداری شده متفاوت است. گاهی در میزان و وزن کالای دریافتی تقلب صورت می‌گیرد. گاهی نیز خریدار حاضر به انجام تعهدات مالی خود در قبال کالای خریداری شده نیست.

شده است؛ می‌تواند در پیگیری امور از محاکم قضایی بسیار موثر باشد. در واقع تنها فاکتوری قابل ارائه به دادگاه است که جزئیات کاملی از شرایط و طرفین معامله در آن درج شده باشد. همچنین وجود ضمانت‌های لازم در کنار فاکتور رسمی، از جمله ادله‌های مهمی است که در صدور رای دادگاه بسیار موثر خواهد بود.

تبلیغات

فاکتورهای ناقص و غیررسمی از نظر سازمان امور مالیاتی نیز فاقد اعتبار هستند. در نتیجه در صورتی که فاکتورهای یک کسب‌وکار دارای ویژگی‌های فاکتور رسمی نبوده و اطلاعات آنها کامل نباشد؛ طبق قانون و به گزارش ممیز مالیاتی بررسی کننده، با جرایم سنگین مواجه خواهند شد. جرایمی که معمولا از میزان قانونی پرداخت مالیات نیز بیشتر خواهد بود.

ثبت تاریخ:
معمولا محل ثبت تاریخ زیر شماره سریال فاکتور است. وجود تاریخ در فاکتور، زمان انجام معامله را مشخص می‌کند؛ و دارای بار حقوقی بالایی است.

شماره سریال:
این شماره که در هر فاکتور یکتا است؛ انطباق برگه‌های مختلف فاکتور با یک‌دیگر را ممکن می‌کند. همچنین دنباله‌دار بودن این شماره سریال‌ها در فاکتورهای متوالی، از نظر ممیز مالیاتی بسیار مهم است.

تراکت

مشخصات فروشنده و خریدار:
طبیعی است که هرچقدر این مشخصات کامل‌تر وارد شود؛ فاکتور شما از اعتبار بالاتری برخوردار خواهد بود. اطلاعات شناسنامه‌ای، تاریخ تولد، شماره ملی و… از جمله اطلاعاتی است که باید در فاکتور درج شود.

مشخصات کالا یا خدمت:
هر فاکتوری برای فروش کالا یا خدمتی عرضه می‌شود. در نتیجه بسیار مهم است که دقیقا مشخص شود که چه کالا یا خدمتی ارائه شده است. در این زمینه اگر کالای مدنظر دارای پیچیدگی‌های خاصی است؛ بهتر است تا جای ممکن ویژگی‌های آن توصیف شود.

پخش تراکت

درج قیمت:
این بخش باید بر اساس قیمت یک واحد و قیمت کل ثبت شود. در حاشیه درج قیمت شرایط و نوع پرداخت نیز بسیار مهم است. اگر پرداخت به صورت اقساطی است؛ باید به‌طور دقیق روش و زمان‌بندی پرداخت مشخص شود.

مهر و امضا:
در نهایت مهر و امضای فروشنده و خریدار از مهم‌ترین عناصری است که به این سند اعتبار می‌بخشد.

موارد قانونی موثر در فاکتور
فاکتور یکی از پرکاربردترین انواع سند عادی در میان افراد جامعه است. افراد، روزانه و به دلیل خرید و فروش‌های گوناگون چندین فاکتور دریافت می‌کنند. بسیاری از این فاکتورها، فاکتورهایی است که به کمک صندوق فروشگاهی ارائه شده است. در بعضی موارد و کالاهای مهم‌تر نیز فاکتورهای پرینت شده و دست‌نویس ارائه می‌شود.

مشاوره تبلیغاتی با این وجود همان‌طور که در ابتدای مقاله گفته شده است؛ فاکتورهای فروش در هر حالی یک سند مورد اتکا در محاکم حقوقی نیستند. در نتیجه برای بهبود چنین سندی و افزایش اعتبار حقوقی فاکتور، به‌خصوص در جریان معاملات با قیمت بالا و یا شرایط پرداخت اقساطی، روش‌های خاصی مورد توجه قرار می‌گیرد. تبلیغ
از جمله این روش‌ها دریافت اثر انگشت در کنار امضا، دریافت دست‌خط فروشنده و خریدار مبنی بر موضوع اصلی تعهد شده، دریافت چک ضمانت در صورت فروش اقساطی و… است.

داشتن ست اداری حرفه ای اساس هر شرکتی است
از آن جایی که ظاهری یکپارچه و واحد برای شرکت شما از اهمیت زیادی برخوردار است، ایجاد یک طراحی مناسب با هویت سازمانی، شرط لازم و بسیار مهمی می باشد. در طراحی ست اداری باید به هماهنگی عناصر بصری در تمامی محصولات توجه کرد به عبارتی یک هویت بصری مشترک باید در تمامی محصولات حاکم باشد.

مشاوره تبلیغاتی

طراحی ست اداری
معمولا نقطه شروع طراحی ست اداری، از سربرگ یا کارت ویزیت انجام می شود که بر اساس الگوی اولیه، طراحی های دیگر محصولات شکل می گیرد. تمامی محصولات ست اداری باید از یک هارمونی و الگوی خاص برخوردار باشد.

تراکت

نوشته های درج شده بر روی ست اداری باید فونت و سایز مناسبی داشته باشند و در عین زیبایی برای مخاطب کاملا خوانا و روان باشد. سادگی و ترکیب بندی تاثیر به سزایی در عوامل موفقیت یک ست اداری دارد. یک ترکیب بندی مناسب به خوبی می تواند از لحاظ بصری مخاطب را جذب کند.

علی رغم اینکه امروزه ارتباطات اغلب توسط ایمیل برقرار می شود، شما نمی توانید از ابزارهایی مانند سربرگ، پاکت نامه، دفترچه یادداشت و کارت ویزیت صرف نظر کنید. ست اداری ابزاری ضروری جهت ایجاد ارتباط و مکاتبه های اداری در بین کسب و کار های دیگر می باشد.

در آماده سازی ست اداری به طراحی و کیفیت چاپ ست اداری حتما توجه زیادی داشته باشید.

برداشت اول، برداشت پایدار است؛ بنابراین بسیار مهم است که ست اداری شرکت شما منحصر به فرد باشد و با شخصیت کسب و کار شما هماهنگ باشد. تراکت

ست اداری

به عنوان مثال لوگو شرکت را طوری جای گذاری کنید که به چشم بیاید و به شرکت شما مربوط باشد. از کاغذ هایی استفاده کنید که جنس و ساختار چشمگیری داشته باشند و مشتری را جذب خود کنند. اینکه از چه ابزارهای تبلیغاتی و چه طراحی استفاده می کنید، بستگی به زمینه فعالیت و ماهیت شرکت شما دارد.

پخش تراکت
طراحی و رنگ بندی دو عامل مهم در طراحی ست اداری است.

رنگ سازمانی معرف هویت برند شماست
رنگ، چشم را جذب می کند. با انتخاب رنگ صحیح می توانید نقاط تمرکز در ست اداری ایجاد کنید.
رنگ یکی از مهمترین جنبه ها هنگام طراحی لوگوی شما و ایجاد نام تجاری شماست. رنگ را با تفکر بر روی محصولات یا خدمات خود انتخاب کنید و تصویری مثبت و به یادماندنی در ذهن مخاطب برجای بگذارید.

در طراحی برند، رنگ نشان دهنده یک ابزار قدرتمند برای ارتباط است. استفاده خوب از یک مجموعه رنگ می تواند مردم را جذب کند. مهم این است که بدانید چگونه رنگ را انتخاب کنید که نشان دهنده هویت شرکت شما باشد. توزیع تراکت

ست اداری

هویت بصری باید ارزش ها، محصولات، ایده ها و شخصیت نام تجاری شرکت را برجسته نماید. رنگ سازمانی، هویت و روحیه ای منسجم به محصولات شما می بخشد و در ذهن ماندگار می شود.

یکسان بودن رنگ در ست اداری
یکسان بودن رنگ در تمامی محصولات چاپی حائز اهمیت است. بهترین راه حل برای رسیدن به یک رنگ بندی یکسان سفارش ست اداری به صورت اختصاصی می باشد.

تبلیغات
چاپ اختصاصی موجب افزایش کیفیت و یکسان بودن رنگ در تمامی محصولات می شود

طراحی ست اداری باید بر اساس اصول خاصی انجام شود؛ تا بتواند در حوزه‌های مختلف از اثرگذاری کافی برخوردار باشد. یک ست اداری با طراحی نامناسب، می‌تواند دیدگاه بدی را نزد مشتریان هر کسب‌وکار ایجاد کند؛ و حتی موجب آشفتگی و بی‌نظمی درون‌سازمانی شود. در حالی که طراحی ست اداری بر اساس اصول صحیح، ابزاری قدرتمند را برای ایجاد بهبودهای سازمانی در حوزه‌های گوناگون فراهم می‌کند. در این نوشته درباره اصول طراحی ست اداری نکات مهمی بیان شده است. نکاتی که می‌تواند راهنمای مناسبی برای این طراحی اصولی باشد.

خلاقیت و کاربرد
در نهایت، بهره بردن از ایده‌های خلاقانه کمک می‌کند تا طراحی ست اداری هر کسب‌وکار، دارای ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود باشد. البته تنها موضوع در زمینه استفاده از طرح‌های خلاقانه، در نظر داشتن کاربردی بودن محصول نهایی است. به این معنا که کاربردی بودن محصول نهایی، فدای خلاقیت و زیبایی طرح نشود.

در پایان ذکر این نکته اامی است که برخورداری از زیباترین طراحی‌ها به تنهایی برای ست اداری کافی نبوده و کیفیت چاپ ست اداری نیز در ظاهر آن بسیار تاثیرگذار خواهد یود.

هماهنگی
هماهنگی پراهمیت‌ترین اصل در طراحی ست اداری است. واژه ست در زبان عامه به معنای به‌کار بردن هماهنگ اجزای یک مجموعه با یک‌دیگر تعریف می‌شود. هماهنگی از جمله اصول مورد استفاده در حوزه‌های مختلف، با هدف ایجاد زیبایی و نظم است.

با همین استدلال، طراحی ست اداری باید از هماهنگی درونی و بیرونی کامل برخوردار باشد. منظور از هماهنگی درونی، هم‌شکل بودن طراحی اقلام گوناگون موجود در ست اداری است. خطوط، انحناها، رنگ‌بندی و… از جمله مواردی است که در طراحی ست اداری باید از هماهنگی کامل برخوردار باشند. تصور آشفتگی ناشی از طراحی یک کارت ویزیت با خطوط شکسته و طراحی سربرگ همان ست، با خطوط منحنی و یا به‌کار بردن فونت‌های متفاوت در هر یک از اقلام ست اداری، برای درک اهمیت هماهنگی در طراحی ست اداری کافی است.

در زمینه هماهنگی بیرونی نیز توجه به همگون بودن طراحی ست اداری با سایر طراحی‌های خارج از این ست، موجب دستیابی به هماهنگی کلی در تمامی طراحی‌های موجود در سازمان می‌شود. به عنوان مثال هماهنگی طراحی ست اداری با طراحی رابط کاربری وب‌سایت یک کسب‌وکار و هماهنگی همه طراحی‌ها با رنگ سازمانی، موجب بهبود کیفیت و کارایی طراحی ست اداری خواهد شد.

موضوع فعالیت
دومین نکته مهم در طراحی ست اداری توجه به موضوع فعالیت است. البته قوانین دقیقی در این زمینه وجود ندارد؛ اما سلیقه جمعی و دیدگاه‌های کلی می‌تواند ایده‌هایی جذاب را به ذهن طراح متبادر کرده و از طراحی ست اداری با اشتباهات فاحش جلوگیری کند. این مسئله به‌خصوص برای کسب‌وکارهایی که قبل از طراحی ست اداری، هویت بصری کاملی برای سازمان خود نساخته‌اند؛ از اهمیت بسیار بیشتری برخوردار است.

به عنوان مثال طراحی ست اداری برای کسب‌وکاری که در حوزه پوشاک کودک فعالیت می‌کند؛ نیازمند بهره بردن از رنگ‌های شاد و پرانرژی است؛ در حالی که در طراحی ست اداری برای یک دفتر حقوقی، باید از رنگی رسمی‌تر و ایجادکننده حس اعتماد استفاده کرد. در مثالی دیگر وجود طرح‌های بته‌جقه روی ست اداری یک مزون نه، زیبا به نظر می‌رسد؛ در حالی که استفاده از همین طرح‌ها روی ست اداری یک کارگاه تولیدکننده قطعات صنعتی مناسب نیست.

اصول طراحی ست اداری چیست؟
اطلاعات ضروری
سومین نکته مهم که هنگام طراحی ست اداری باید در نظر گرفت؛ کامل بودن اطلاعات ضروری کسب‌وکار است. منظور از اطلاعات ضروری کسب‌وکار، همه آن چیزی است که مخاطب اقلام ست اداری، برای ایجاد ارتباط به آن نیازمند است. در درجه اول نیز نام تجاری همراه با اطلاعات تماس مهم‌ترین موردی است که تقریبا روی تمام اقلام اصلی ست اداری باید درج شود. اطلاعات تماس عمومی شامل آدرس پستی، شماره تلفن، آدرس وب‌سایت و آدرس پست الکترونیکی است. البته بنابر نیازهای خاص هر کسب‌وکار، امکان استفاده از سایر روش‌های ارتباطی از جمله آدرس پروفایل کسب‌وکار در شبکه‌های اجتماعی نیز، راه‌کار مناسبی است.

رعایت استانداردها
به‌طور کلی طراحی هر محصول باید بر اساس استانداردهای گوناگونی انجام شود. معرفی استانداردهای طراحی ست اداری بسیار مفصل بوده؛ اما مهم‌ترین نکته در این زمینه بهره بردن از اندازه‌های استاندارد است. منظور از اندازه‌های استاندارد، انتخاب ابعاد پراستفاده و معمول برای طراحی هر یک از اقلام ست اداری می‌باشد. به‌عنوان مثال بهترین اندازه برای طراحی سربرگ، اندازه A4 و A5 است. تجربه ثابت کرده که استفاده از استانداردهای معمول، در کاهش هزینه‌ها و بهبود کاربری ست اداری بسیار موثر خواهد بود.

اقلام ست اداری، عامل موثر در تبلیغات غیرمستقیمست اداری ابزاری کاربردی برای ایجاد ارتباطات داخلی و خارجی در سازمان‌هاست. اقلام موجود در ست اداری، ابزاری عالی برای نظم بخشیدن به ارتباطات است. در واقع اولین هدف از طراحی و تولید ست اداری شکل دادن به همین روابط می‌باشد. اما ست اداری در برنامه بازاریابی کسب‌وکارها نیز بسیار موثر بوده؛ و در صورت طراحی درست و منطبق بر اهداف بازاریابی، می‌تواند به صورت غیرمستقیم بر این موضوع تاثیر بگذارد.

پاکت نامه و تبلیغات مستقیم
توجه به این نکته ضروری است که پاک نامه از جمله اقلام مورد استفاده در مواقع خاص و معمولا برای مشتریان با درجه اهمیت بیشتر است. در نتیجه طبیعی است که هزینه کردن برای تولید آن با کیفیت بهتر، اثر مستقیمی بر مشتریان بالفعل هر سازمانی خواهد داشت.

سایر اقلام ست اداری و تبلیغات غیرمستقیم
ست اداری تنها شامل اقلام مطرح شده در بالا نیست. ست اداری می‌تواند با توجه به ویژگی‌ها و نیازهای هر کسب‌وکار، شامل اقلام بیشتر و متفاوتی شود. به عنوان مثال پاکت سی‌دی، پوشه و حتی اقلام تبلیغاتی خاصی مثل دفترچه یادداشت، خودکار و موارد مشابه نیز می‌توانند تشکیل‌دهنده بخشی از ست اداری باشند.

کارت ویزیت را می‌توان موثرترین عنصر ست اداری در بهبود تبلیغات غیرمستقیم دانست. کارت ویزیت به عنوان یک ابزار ارتباطی می‌تواند روشی مناسب برای بهبود روابط اشخاص در سطوح مختلف تجاری باشد. در واقع یک کارت ویزیت خوب می‌تواند اولین راه ارتباطی کسب‌وکار با مشتریان بالقوه شود.

کارت ویزیت و تبلیغات غیرمستقیم
کارت ویزیت و تبلیغات غیرمستقیم
این کارت در فرصتی کوتاه قادر است؛ افراد و کسب‌وکارها را به مخاطب اختصاصی خود معرفی کند. به کار بردن کارت ویزیت در نمایشگاه‌ها، حاشیه جلسات، کنفرانس‌های مرتبط و … کمک می‌کند تا امکان برقراری ارتباط بعد از پایان هر رویداد ایجاد شود. به‌طور دقیق‌تر کارت ویزیت در قالب یک ابزار روابط عمومی ایفای نقش می‌کند؛ و در این نقش می‌تواند تاثیرات غیرمستقیم قابل توجهی در برنامه بازاریابی و تبلیغات هر کسب‌وکار بگذارد.
یک کارت ویزیت خوب، کارتی است که در هماهنگی کامل با سایر عناصر ست اداری طراحی شود؛ و اطلاعات ضروری همچون معرفی صاحب کارت و اطلاعات تماس او را در اختیار مخاطب قرار دهد.

سربرگ و تبلیغات غیرمستقیم
سربرگ دومین عنصر موثر ست اداری، در تبلیغات غیرمستقیم هر کسب‌وکار است. سربرگ به‌طور عمده در ارتباطات درون‌سازمانی و برون‌سازی هر سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ویژگی باعث می‌شود تا سربرگ به عنوان ابزاری برای انتقال پیام‌های تبلیغاتی کسب‌وکار نیز کاربرد داشته باشد. یک سربرگ خوب از دو جهت می‌تواند در حین انجام وظیفه اصلی خود، به تبلیغات غیرمستقیم سازمان نیز بپردازد.

سربرگ و تبلیغات مستقیم
سربرگ و تبلیغات مستقیم
در درجه اول یک سربرگ خوب می‌تواند با جذابیت طراحی خود، احساس اعتماد، حرفه‌ای بودن سازمان، کیفیت و … را در مخاطب پدید آورد. از سویی سربرگ نیز مانند سایر اقلام ست اداری، دارای بخشی برای درج اطلاعات تماس است. اطلاعاتی که کمک می‌کند مسیر ارتباطی مخاطبان گوناگون سربرگ با سازمان هموارتر شود.

پاکت نامه و تبلیغات غیرمستقیم
پاکت نامه نیز یکی دیگر از اقلام ست اداری است؛ که معمولا به همراه سربرگ در اختیار مخاطب قرار می‌گیرد. پاک‌های نامه در اندازه‌های گوناگون برای گذاشتن نامه‌های اداری، متن قراردادها و… در آن‌ها استفاده می‌شود. پاکت‌های اداری معمولا کاربرد برون‌سازمانی دارند؛ و استفاده از آن‌ها مانند سایر اقلام ست اداری، موجب انتقال هویت بصری سازمان به خارج از سازمان می‌شود. یک پاکت اداری باید با طراحی اصولی و درست، و در هماهنگی کامل با سایر اقلام ست اداری باشد. در این شرایط است که پاکت می‌تواند پیام‌رسان خوبی برای سازمان بوده؛ و موجب تبلیغات غیرمستقیم سازمان نزد مخاطبان شود.

سایر اقلام ست اداری و تبلیغات مستقیم
این اقلام نیز در صورت طراحی درست و هماهنگ با اهداف بازاریابی، به همان شیوه سایر اقلام ست اداری، در تبلیغات غیرمستقیم هر کسب‌وکاری موثر خواهند بود.

طراحی و چاپ ست اداری، ابزاری عالی برای شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک است؛ تا بتوانند وجه حرفه‌ای خود را بهتر و بیشتر نشان دهند. در واقع به‌خودی‌خود، تهیه ست اداری می‌تواند روشی مقرون به صرفه برای بهبود شرایط یک کسب‌وکار از دیدگاه‌های متفاوت باشد. با این وجود احتمالا هزینه تهیه ست اداری برای بعضی از کسب‌وکارهای کوچک سنگین باشد. اما برای تهیه ست اداری مقرون به صرفه راه‌کارهای متنوعی وجود دارد. در این نوشته چند راهکار موثر در قالب دو روش اساسی بررسی شده است.

چگونه می توان یک ست اداری مقرون به صرفه تهیه کرد؟

تخمین درست تیراژ چاپ نیز موضوع مهم دیگری است که باید به دقت در نظر گرفت. تجربه نشان داده است که اکثر کسب‌وکار‌ها تخمین درستی از تعداد مورد نیاز از هر قلم موجود در ست اداری ندارند. این تخمین نادرست نه‌تنها هزینه‌های تهیه ست اداری را افزایش می‌دهد؛ بلکه گاهی باعث بی‌نظمی و معطل شدن کار، به دلیل کمبود یکی از آن اقلام می‌شود. به عنوان مثال در شرایطی که هنوز پاکت‌های اداری تمام نشده است؛ سربرگ‌های اداری به پایان می‌رسد. به‌طور معمول چنین مشکلی به این دلیل رخ می‌دهد که به بیشتر بودن مصرف سربرگ نسبت به پاکت و سایر موارد مشابه توجه نمی‌شود.

همچنین در صورت افزایش تعداد محصولات چاپی و در نظرگرفتن زمان‌بندی گسترده‌تر برای انجام فرآیند چاپ، می‌توان هزینه‌های آن را کاهش داد. به عنوان مثال برای چاپ با تیراژهای پایین و چاپ‌های فوری، استفاده از دستگاه‌های چاپ دیجیتال مرسوم است. در حالی که در صورت وجود تیراژ بالاتر و داشتن زمان بیشتر برای انجام کار، می‌توان با استفاده از دستگاه‌های چاپ معمول و با هزینه بسیار کمتر، اقدام به تهیه یک ست اداری مقرون به صرفه نمود.

صرفه‌جویی در هزینه‌های طراحی ست اداری
اولین مرحله در تهیه ست اداری طراحی آن است. طراحی ست اداری مقرون به صرفه به روش‌های گوناگونی ممکن می‌شود. اولین ایده‌‌ای که به ذهن مدیران کسب‌وکارها می‌رسد؛ استفاده از قالب‌های از پیش طراحی شده‌ی ست اداری است. قالب‌های از پیش طراحی شده را می‌توان با قیمت بسیار مناسب‌تری نسبت به طراحی اختصاصی ست اداری تهیه کرد. در واقع اصلی‌ترین مزیت این قالب‌ها قیمت تمام شده مناسب‌تر آن‌هاست. در مقابل اگرچه این طرح‌ها به اندازه کافی زیبا و کاربردی هستند؛ اما نمی‌توانند در هماهنگی کامل با یک کسب‌وکار اختصاصی باشند. به هر حال استفاده از قالب‌های ست اداری از پیش طراحی شده و اصلاح آن‌ها بنابر نیاز هر سازمان، اولین روش صرفه‌جویی در هزینه‌های طراحی و تهیه ست اداری مقرون به صرفه است.

چگونه می توان یک ست اداری مقرون به صرفه تهیه کرد؟

روش دیگری که موجب کاهش بیشتر هزینه‌های طراحی ست اداری می‌شود؛ استفاده از نرم‌افزارهای طراحی قالب‌های پیش‌فرض است. به عنوان مثال نرم‌افزار مایکروسافت ورد، قالب‌های آماده زیبایی برای طراحی سربرگ دارد. همچنین نرم‌افزارهای متعدد دیگری برای طراحی سایر اقلام ست اداری بدون داشتن تجربه و دانش طراحی وجود دارد.

صرفه‌جویی در هزینه‌های چاپ ست اداری
در نهایت و پس از طراحی ست اداری، برای کاهش بیشتر هزینه‌ها باید به دنبال راه‌کارهایی در مرحله چاپ بود. چاپ یک ست اداری مقرون به صرفه را می‌توان به روش‌های گوناگونی انجام داد. در ادامه چند پیشنهاد موثر در این زمینه مطرح شده است.

در قدم اول صرفه‌جویی در کاغذ بهترین پیشنهاد است. استفاده از کاغذهایی با گرماژ کمتر (نازک‌تر) می‌تواند تا حدود زیادی روی هزینه‌های کاغذ خریداری شده موثر باشد. همچنین استفاده از اندازه‌های استاندارد، روش دیگری است که در تولید ست اداری مقرون به صرفه موثر است. اندازه‌های استاندارد کمک می‌کند تا میزان اتلاف کاغذ به حداقل ممکن کاهش یابد. از سویی این روش کمک می‌کند تا بتوان بعضی از اقلام ست اداری را به صورت آماده و به تعداد مورد نیاز خریداری کرد. به عنوان مثال در صورتی که برای تهیه سربرگ از کاغذ‌های در قطع استاندارد استفاده کنید؛ می‌توانید از پاکت‌های آماده موجود در بازار بهره ببرید.

در قدم دوم، صرفه‌جویی در هزینه‌های چاپ نیز می‌تواند به مقدار زیادی در کاهش هزینه‌ها موثر باشد. در این زمینه بهره بردن از روش‌های خلاقانه طراحی، این امکان را فراهم می‌کند؛ تا در چاپ بعضی از اقلام از روش چاپ تک رنگ یا دو رنگ استفاده شده و به میزان زیادی در هزینه‌ها صرفه‌جویی گردد. به عنوان مثال می‌توان اقلام دارای طراحی ساده، مثل سربرگ و پاکت را با استفاده از چاپ دو رنگ یا تک رنگ تهیه نمود.

استفاده از ست اداری برای یک کسب‌و‌کار حرفه‌ای بسیار ضروری است. در این زمینه هیچ تفاوتی میان سازمان‌های بزرگ و کوچک وجود ندارد. در واقع طراحی ست اداری کاری است که دیدگاه حرفه‌ای صاحبان کسب‌وکار را به مشتریان خود نشان می‌دهد. با توجه به هزینه‌های کم و فرآیند سریع طراحی و تولید ست اداری، طبیعی است که نبود آن در یک کسب‌وکار، به‌جز بی‌توجهی به این مقوله مهم دلیل دیگری ندارد. در این نوشته به دلایلی پرداخته شده است که استفاده از ست اداری را ضروری می‌کند.

با این دیدگاه و آگاهی از مزایای استفاده از ست اداری در حوزه بازاریابی، طبیعی است که چاپ ست اداری با طراحی زیبا، منسجم و مرتبط با حوزه فعالیت‌های سازمان، تا میزان زیادی می‌تواند در بهبود این اهداف موثر باشد.

ارائه کارت ویزیت اختصاصی به مخاطبان، تنظیم قراردادها و پروپوزال‌های مشتریان در سربرگ اختصاصی سازمان، ارسال نامه‌ها در پاکتی که در هماهنگی کامل با سربرگ است و …، از جمله شرایطی است که می‌تواند با بهره گرفتن از هویت بصری سازمان، آگاهی از برند را نزد مخاطبان بهبود دهد.

در نهایت توجه به این موضوع بسیار ضروری است؛ که استفاده از ست اداری باید در هماهنگی کامل با برنامه بازاریابی اصلی سازمان باشد. با این استدلال طراحی یک ست اداری باید بر اساس ویژگی‌های سازمانی کسب‌وکار مدنظر انجام شود. توجه به موضوع فعالیت، رنگ سازمانی، فرهنگ سازمانی، طرح لوگو، مشتریان و شکل طراحی سایر اقلام مرتبط از جمله وب‌سایت، بیلبورد، کاتالوگ، پوستر، تراکت و… از جمله مواردی است که باید مورد توجه قرار گیرد.

بهبود عملکردهای حرفه‌ای
استفاده از ست اداری در درجه اول یک فرآیند ضروری است. فرآیندی که نشان‌دهنده عملکرد مثبت کسب‌وکار در حوزه‌های گوناگون است. از گذشته تا امروز، بروکراسی‌های اداری منجر به روابط متعددی در سطح سازمانی و فراسازمانی شده‌اند. روابطی که به کمک ابزارهای گوناگون، توسعه یافته و مدیریت می‌شوند. یکی از این ابزارها مستندات مکتوب است. از زمان تولد سازمان‌ها به شکل امروزی، مستندات مکتوب اهمیتی بالا در انواع کسب‌وکارها داشته‌اند.

ضرورت استفاده از ست اداری چیست؟
هنوز هم با وجود توسعه سیستم‌های اتوماسیون اداری، ارتباطات کاغذی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. مستندات مکتوب سازمان‌ها در قالب انواع مختلفی از جمله سربرگ، کارت ویزیت، فاکتور، پاکت نامه و… طراحی و تولید می‌شوند. واضح است که اگر این مستندات از طراحی یکسان و هماهنگ برخوردار باشند؛ می‌توانند نقش خود را در نمایش عملکرد حرفه‌ای هر کسب‌وکاری بهبود دهند. به عبارت دیگر باید گفت عدم استفاده از ست اداری در یک سازمان، نشان‌دهنده عملکرد غیرحرفه‌ای و نمودی از بی‌نظمی و کج‌سلیقگی در آن سازمان است.

بهبود فرآیندهای کسب‌وکار
هر سازمانی برای انجام وظایف تعریف شده، فرآیندهایی را طراحی و اجرا می‌کند. اگرچه طراحی درست فرآیند بسیار مهم است؛ اما اجرای صحیح آن، آخرین مرحله از دستیابی به موفقیت سازمانی در این زمینه خواهد بود. یکی از مهم‌ترین ابزارهای ارتباطی شکل‌دهنده این فرآیندها در هر کسب‌وکاری، اقلام موجود در ست اداری است. استفاده از یک ست اداری که از استانداردهای مناسب طراحی و تولید بهره برده است؛ می‌تواند در بهبود فرآیندهای کسب‌وکار در مرحله اجرا بسیار موثر باشد.همچنین استفاده از ست اداری با افزایش نظم در ارتباطات سازمانی، پیگیری بهتر امور، ایجاد بایگانی‌های منظم و سنجش صحت ارتباطات سازمانی، امکان نظارت بر فرآیندهای کسب‌وکار را بهبود می‌دهد.

توسعه اهداف بازاریابی و روابط عمومی
استفاده از ست اداری تنها برای کاربردهای درون‌سازمانی نیست. بسیاری از اقلام ست اداری از جمله کارت ویزیت برای پیگیری اهدافی در خارج از سازمان تدارک دیده شده‌اند. همچنین سربرگ و پاکت نیز از جمله اقلامی هستند که به دلایل گوناگون کاربردهای برون‌سازمانی بسیار وسیعی دارند. به همین دلیل ساده، این اقلام کاربردهای بسیاری در توسعه اهداف بازاریابی و روابط عمومی خواهند داشت.

سربرگ
شاید مهم‌ترین چیزی که در ست اداری به چشم می‌خورد سربرگ باشد. سربرگ ها اوراقی هستند که جهت مکاتبات اداری، صدور پیش فاکتور، درج قراردادها و …. از آن‌ها استفاده می‌شود. سربرگ‌ها مزین به نام و لوگوی شرکت و یا مجموعه‌ی شما هستند و از لحاظ حقوقی نیز دارای اهمیت می‌باشند. معمولا جهت چاپ سربرگ از قطع A4 و A5 استفاده می شود. در سربرگ ها به طور معمول، آرم تجاری سازمان، نام و زمینه فعالیت، تاریخ، شماره و پیوست در بالای صفحه و آدرس و شماره تلفن در پایین صفحه درج می گردد.

ست اداری شامل چه اقلامی می شود؟
۳- دفترچه‌های یادداشت
دفترچه یادداشت شاید شخصی‌ترین چیزی باشد که در ست اداری شما وجود دارد و شما بیشترین استفاده را از آن می‌کنید. زمانی که نیاز دارید یک یادداشت کوتاه، شماره تلفن و یا هر چیز دیگری را بنویسید این برگه‌های کوچک روی میز شما در دسترس هستند.

شما می‌توانید از قالب‌های آماده‌ای که برای شما طراحی شده است استفاده کنید و ست اداری مخصوص خود را سفارش دهید. از امروز در کسب و کار خود حرفه ای عمل کنید.

ست اداری شامل چه اقلامی می شود؟
۲- پاکت نامه
یکی دیگر از اقلام ست اداری پاکت‌ نامه‌ها هستند که در سه سایز ملخی، A4 و A5 چاپ می‌شوند. مشتری بر حسب نوع نیاز و کاربردی که مد نظر دارد سایز آن را انتخاب می‌کند. گاهی اوقات یک مجموعه به دو سایز و گاهی به هر سه سایز پاکت احتیاج دارد. پاکت نامه ها جهت ارسال نامه، فاکتور و هر چیز دیگری استفاده می‌شوند.
 

فاکتور چیست؟
فاکتور برگه‌‌ی تجاری است که فروشنده مطابق خریدی که انجام گرفته برای خریدار صادر می‌کند. در هر فاکتور مواردی همچون مشخصات فروشنده، مشخصات خریدار، تاریخ خرید، نوع کالا، قیمت برای هر واحد کالای خریداری شده، قیمت کل و… درج می‌شود. همچنین هر توافق دیگری که در معامله صورت می‌گیرد را نیز می‌توان در فاکتور ذکر کرد؛ به طور مثال اگر قرار باشد که وجه در دو مرحله توسط خریدار پرداخت شود، می‌توان میزان وجه پرداخت شده و باقیمانده‌ی آن را در فاکتور نوشت؛ و یا اگر فروشنده ضمانت خاصی را برای کالا یا خدمات فروخته شده‌ی خود در نظر گرفته است می‌تواند آن را در زیر فاکتور قید کند.

در ادامه مقاله به بررسی انواع فاکتور می‌پردازیم.

3- انواع فاکتور از لحاظ چاپ
در چاپ فاکتور مسائل مختلفی مد نظر است. به طور مثال می‎‌توان به جنس کاغذ ، تعداد برگه، سایز کاغذ، کاربن‌دار و بدون کاربن بودن برگه‌های فاکتور و رنگ فاکتور …. اشاره کرد.

فاکتور

بررسی فاکتور با توجه به تعداد برگه‌های آن بدین منظور است که می‌توان فاکتورها را به صورت 2 برگی، 3 برگی و یا 4 برگی چاپ کرد. البته به صورت متداول نوع 3 برگی را برای فاکتورهای رسمی در نظر گرفته و فاکتورهای غیر رسمی را به طور 2 برگی طراحی و چاپ می‌کنند.

همچنین فاکتورها در چند نوع تک رنگ، سیاه و سفید، چاپ دو رنگ، چاپ چهار رنگ شامل رنگ‌های آبی، قرمز، زرد و مشکی به چاپ می‌رسند.

با توجه به تمامی موارد بیان شده هر مجموعه با توجه به نیازی که دارد می‌تواند نوع فاکتور مورد استفاده‌ی خود را برگزیند و اامی برای انتخاب نوع خاصی از فاکتور وجود ندارد.

بررسی انواع رایج فاکتور
فاکتورها با توجه به نوع طراحی، نوع چاپ و همچنین رسمیت در انواع مختلفی مورد بررسی قرار می‌گیرند. در این بخش از مقاله هرکدام از این دسته‌بندی‌ها را به‌طور جداگانه بیان می‌کنیم.

1- انواع فاکتور از لحاظ رسمیت
در این نوع تقسیم‌بندی، فاکتورها در دو نوع رسمی و غیر رسمی قرار می‌‎گیرند. فاکتورهای رسمی برای مشاغلی استفاده می‌شوند که می‌بایست یک نسخه از آن‌ها را به اداره‌ی امور مالیات ارائه داد. این مشاغل موظف به محاسبه‌ی مالیات بر ارزش افزوده برای مشتریان هستند. در صورت عدم ارائه‌‌ی این نوع فاکتورها به اداره‌ی مالیات صاحبان این مشاغل مم به پرداخت مبلغی تحت عنوان جریمه می‌گردند.

فاکتور

همچنین نوعی دیگر از کسب‌و‌کارها وجود دارند که در آن‌ها صدور فاکتور صرفا به خواسته‌ی مشتریان انجام می‌گیرد همچنین مالیات آن‌ها به صورت علی‌الرأس محاسبه شده و صاحبان آن‌ها از ارائه فاکتور رسمی به اداره‌ی مالیات معاف هستند. این نوع کسب‌و‌کارها به طور معمول به صورت مشاغل کوچک‌تری همچون مغازه‌های خرید و فروش محلی هستند.

2- انواع فاکتور از لحاظ طراحی
فاکتورها از لحاظ طراحی به دو دسته‌ی سربرگ‌دار و بدون سربرگ تقسیم می‌شوند. فاکتور بدون سربرگ به صورت آماده در مغازه‌های فروش لوازم‌التحریر و لوازم اداری موجود بوده و به فروش می‌رسند. البته در برخی موارد ممکن است فاکتور خاصی مد نظر ما باشد که در این‌ صورت می‌بایست آن را به طور جداگانه طراحی و چاپ کرد.

همین‌طور تنها فاکتورهای رسمی در مراجع حقوقی و دادگاه‌ها قابل استناد می‌باشند. در نتیجه برای اطمینان از ارزشمند بودن فاکتورهای صادر شده، بیش از هر چیز باید به ویژگی‌های یک فاکتور رسمی توجه داشت. در این زمینه نیز ترتیب و معانی رنگ در فاکتور رسمی، از مهم‌ترین نکاتی است که باید به آن توجه کرد. البته دیگر فاکتورهای فروش که رسمیت نداشته و صرفا بنابر خواسته‌ی خریدار صادر می‌گردند نیز می‌توانند در رنگ‌های متنوعی طراحی و چاپ شوند.

در این مقاله به بررسی نکاتی درباره ترتیب و معانی رنگ در فاکتور رسمی می‌پردزایم.

رنگ در فاکتور رسمی
فاکتورهای مورد تایید اداره دارایی در زمینه رنگ محدودیت خاصی ندارند. در نتیجه فاکتورهایی با چاپ تک رنگ، دو رنگ و چهار رنگ را می‌توان برای ارائه به این سازمان آماده کرد. اما به‌طور مرسوم و البته برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، فاکتورها با چاپ تک رنگ یا دو رنگ تهیه می‌شوند. به‌طور معمول وقتی از روش چاپ تک رنگ یا دو رنگ برای چاپ فاکتور استفاده می‌شود؛ برای هر برگه‌ی فاکتور، رنگی خاص اختصاص داده می‌شود.

استفاده از کاغذ رنگی علاوه بر تنوع و زیبایی بخشیدن به فاکتور، تقسیم‌بندی و کاربرد هر برگه را مشخص می‌کند. انتخاب این رنگ منوط به رعایت قوانین خاصی است که در ادامه به بررسی هرکدام از آن‌ها می‌پردازیم.

3- رنگ فاکتور، متناسب با جنس کاغذ
نکته‌ی دیگر درباره استفاده از رنگ‌های مختلف در فاکتور، به موضوع جنس کاغذ برمی‌گردد. گاهی فاکتورهای چند برگی با استفاده از کاغذهای کاربن‌لس (بدون نیاز به کاربن) تولید می‌شوند. این کار کمک می‌کند تا بدون گذاشتن کاربن بین برگه‌های فاکتور، هرچه در برگه‌‌ی اول درج می‌شود؛ در برگه دوم و سوم نیز ثبت گردد. اما نکته‌‌ی اساسی این است که کاغذهای کاربن‌لس، مناسب پرینت گرفتن با پرینتر لیزری و جوهر افشان نیست؛ و حتما باید با پرینتر سوزنی یا چاپ افست، عمل چاپ روی آن‌ها انجام شود. همچنین رنگ کاربن این کاغذها معمولا مشکی یا آبی است؛ که توصیه می‌شود مبتنی بر رنگ‌های انتخابی، برای کاغذ و چاپ روی آن، رنگ مناسب انتخاب شود.

1- رنگ برگه‌های فاکتور
پیش از توضیح رنگ برگه‌های فاکتور، توضیح این نکته ضروری است که تعداد برگه‌های فاکتور نیز برای اداره دارایی اهمیتی ندارد. اما از آنجا که هر کسب‌و‌کاری باید یک برگه فاکتور را برای فروشنده، برگه‌ای را بر ثبت در اسناد حسابداری و برگه‌ای را برای خریدار تهیه کند؛ بنابر همین نیاز فاکتورها معمولا به صورت دو یا سه برگی تهیه می‌شوند.

رنگ فاکتور

برگ اول که در اختیار مشتری قرار می‌گیرد؛ سفید رنگ بوده و معمولا از کاغذ 80 گرمی تهیه می‌شود. برگه دوم و سوم را به‌طور معمول از رنگ‌های آبی، زرد، سبز، قرمز و صورتی انتخاب می‌کنند. معمولا جنس برگه‌های دوم و سوم نازک‌تر بوده و دارای کیفیت پایین‌تری (40 تا 55 گرم) هستند.

2- رنگ شماره فاکتور
موضوع حائز اهمیت دیگر در زمینه رنگ فاکتور، توجه به شماره سریال فاکتور است. این شماره سریال طبق قوانین تهیه فاکتور رسمی، حتما باید به رنگ قرمز باشد. همچنین این شماره سریال همان‌طور که از نامش پیداست، نباید تکراری باشد؛ و روی هر فاکتور باید یک شماره سریال اختصاصی چاپ شود. در واقع شماره سریال درج شده روی هر فاکتور نباید پرینتی باشد. به همین دلیل شماره سریال فاکتورها معمولا به وسیله‌ی دستگاهی خاص، به رنگ قرمز و به صورت برجسته روی فاکتور درج می‌شود. بنابراین باید توجه کرد که دستگاه‌های شماره‌زن دستی و همچنین شماره‌های پرینت شده، به هیچ‌وجه مورد قبول مامورین دارایی نیستند.

شماره فاکتور

همچنین توصیه می‌شود اگر اطلاعات فروشنده ثابت است؛ این اطلاعات نیز در مرحله چاپ و به صورت پرینت شده در محل مدنظر درج شود.

قابلیت شخصی‌سازی فاکتور
این امکان کمک می‌کند تا بتوان فاکتورهایی دقیقا مشابه با نیاز هر کسب‌وکار طراحی کرد. در واقع منظور از شخصی‌سازی فاکتور امکان طراحی آن با سطرها، ستون‌ها و به‌طور کلی اطلاعات مدنظر است. این موضوع به‌خصوص هنگام طراحی فاکتورهای رسمی بسیار مهم است. چراکه طبق قانون فاکتورهای رسمی باید حاوی اطلاعات مشخصی باشند.

2- هماهنگی با زبان فارسی
طبیعی است که استفاده از یک نرم‌افزار هماهنگ با زبان فارسی، می‌تواند در شکیل شدن و کاربردی‌تر شدن فاکتورهای خرید و فروش بسیار موثر باشد. این ویژگی معمولا در نرم‌افزارهای خارجی یافت نمی‌شود؛ بنابراین استفاده از نرم‌افزارهای طراحی و صدور فاکتور فارسی بهترین پیشنهاد است. فارغ از فارسی بودن، نرم‌افزارهای داخلی بر اساس روش‌های حسابداری داخلی و نیازهای قانونی در این زمینه طراحی می‌شوند؛ در نتیجه استفاده از آنها بسیار ساده‌تر و موثرتر خواهد بود.

6- قابلیت ارائه گزارش‌های متنوع
بسیاری از نرم‌افزارهای طراحی و صدور فاکتور می‌توانند گزارش‌هایی متنوع و جذاب را به کمک انواع نمودارهای گوناگون ارائه دهند. این گزارش‌ها اگرچه جایگزین گزارش‌های سیستم حسابداری نیست؛ اما می‌تواند در لحظه اطلاعات جالب و مفیدی را در اختیار صاحبان کسب‌وکار قرار دهد. اطلاعاتی که در زمینه تصمیم‌گیری‌های مدیریتی موثر خواهد بود.

گزارش‌هایی مانند میزان خرید و فروش، گردش‌های مالی، چک‌های دریافتی و پرداختی، حواله‌های بین بانکی و… از جمله موارد مهم در این زمینه است.

7- قابلیت پشتیبان‌گیری
شاید بتوان گفت حیاتی‌ترین ویژگی هر نرم‌افزار ثبت اطلاعات، قابلیت پشتیبان‌گیری است. اگرچه سیستم‌های رایانه‌ای، ثبت انواع داده را راحت‌تر کرده‌اند؛ اما امکان از دست دادن داده‌های دیجیتال در هر زمانی وجود دارد. بنابراین بسیار مهم است که نرم‌افزار طراحی و صدور فاکتور نیز بتواند از پایگاه داده خود یک نسخه کپی به صورت پشتیبان تهیه کند. تهیه پشتیبان می‌تواند در مواقع نیاز همه اطلاعات از دست رفته را بازگرداند.

نرم افزار طراحی و صدور فاکتور

3- قابلیت تعریف واحدهای اندازه‌گیری
یکی از مهم‌ترین بخش‌های فاکتور خرید و فروش، تعیین تعداد و یا میزان فروش است. بنابراین بسیار مهم است که نرم‌افزار طراحی و صدور فاکتور انتخاب شده، قادر به تعریف واحدهای اندازه‌گیری گوناگون باشد. به عنوان مثال بسیاری از کالاها بر اساس تعداد و بعضی از آنها بر اساس وزن خرید و فروش می‌شوند.

4- قابلیت انجام محاسبات معمول به صورت خودکار
فاکتورهای خرید و فروش معمولا محاسبات ساده‌ای دارند. جمع اقلام، فی یا قیمت هر قلم جنس، جمع مبلغ پرداختی، میزان مالیات وارد شده بر فاکتور و… همگی از مواردی است که یک نرم‌افزار مناسب طراحی و صدور فاکتور باید بتواند به سادگی از پس انجام آن برآید. در واقع مزیت این نرم‌افزارها تنها صدور فاکتورهای زیبا و شکیل نیست؛ بلکه توانایی سرعت بخشیدن به فرایند صدور فاکتور، به کمک انجام خودکار محاسبات معمول، از مهم‌ترین ویژگی‌های آنها است.

بیشتر بخوانید: تعریف و بررسی انواع فاکتور

5- قابلیت یک‌پارچه شدن با سیستم حسابداری
نرم‌افزارهای طراحی و صدور فاکتور، همان‌طور که از نام آنها پیداست؛ وظیفه‌ای ساده و مشخص را انجام می‌دهند. به همین دلیل این امکانات را می‌توان در سیستم‌های حسابداری حرفه‌ای نیز پیدا کرد. اما کسب‌وکارهای کوچک در ابتدای فعالیت خود نیاز به چنین سیستم‌های پیچیده‌ای ندارند؛ در نتیجه از یک نرم‌افزار طراحی و صدور فاکتور استفاده می‌کنند. در این شرایط بسیار مهم است که نرم‌افزاری انتخاب شود که پس از گذشت مدتی، با پیچیده‌تر شدن فعالیت‌ها، قابلیت یک‌پارچه شدن و استفاده از خروجی ایجاد شده، در نرم‌افزارهای مطرح حسابداری را داشته باشد.